Die Datenampel: Welche Daten dürfen in welche KI?

Dienstag, kurz nach neun Uhr. Eine Einkäuferin in einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen soll bis zum Mittag prüfen, was im Rahmenvertrag TP-118 zu Preisstaffeln und Kündigungsfristen steht. Das Unternehmen und der Vertrag sind ein fiktives Beispiel. Das Dokument ist lang, die Fristen stehen verteilt über mehrere Kapitel. Im Intranet steht seit dem Frühjahr ein Satz: „KI nur nach Rücksprache mit der IT.“ Wer genau gemeint ist, wie lange eine Antwort dauert und was überhaupt unter „KI“ fällt, steht nicht dabei.

Die Einkäuferin hat bis zwölf Uhr Zeit. Sie öffnet im Browser den privaten Account eines öffentlichen KI-Dienstes, fügt den Vertragstext ein und stellt ihre Frage. Sie hat nichts Böses im Sinn. Sie will eine Aufgabe erledigen, und der einzige Weg, der ihr in diesem Moment offensteht, ist der, den die Richtlinie nicht vorgesehen hat.

Hinter dieser Szene steckt nicht die Frage „KI ja oder nein“. Die Frage lautet: Welche Daten dürfen in welche KI? Wer sie nicht beantwortet, überlässt die Antwort dem Zufall. Und der Zufall heißt meistens: das Werkzeug, das im Browser gerade offen ist.

Unsere These in einem Satz: Ein Verbot beantwortet diese Frage nicht, eine Ampel mit drei Farben und einem erlaubten Weg für den Normalfall schon. Dieser Artikel zeigt das Modell, einen Entscheidungsbaum für den Alltag, die vier typischen Datenarten im Mittelstand und die Verbindung zu Berechtigungen und Freigaben. Ohne diese Verbindung bleibt jede Ampel Dekoration.

Warum „Keine KI ohne Rücksprache“ keine Regel ist

Eine Regel muss von der Person angewendet werden können, die das Problem gerade hat, und zwar in wenigen Sekunden und ohne jemanden anzurufen. Der Satz aus dem Intranet erfüllt diese Bedingung nicht, und das aus drei Gründen.

Erstens lässt er sich nicht entscheiden. „Rücksprache“ mit wem, worüber, und gilt das auch für den Pressetext, den jemand nur glätten will? Zweitens lässt er sich nicht durchsetzen. Die Firewall sperrt den Firmenrechner, aber das private Smartphone liegt neben der Tastatur. Drittens, und das ist der wichtigste Punkt, bietet er keine Alternative an. Wer eine Aufgabe in einer Stunde erledigen muss und keinen erlaubten Weg kennt, nimmt den unerlaubten.

Das Muster hat einen Namen: Shadow AI, die Nutzung von KI-Werkzeugen ohne Wissen und Kontrolle des Unternehmens. Es entsteht selten aus Trotz. Es entsteht, weil die Regel nichts unterscheidet. Ein Verbot behandelt die Pressemitteilung genauso wie die Gehaltsliste. Dann entscheidet jede Person selbst, und zwar unter Zeitdruck und ohne Maßstab.

Die dritte Zeile ist kein Kompromiss zwischen den ersten beiden. Sie ist eine andere Art von Regel: Sie sagt nicht, ob KI erlaubt ist, sondern welche Information wohin darf. Genau diese Unterscheidung fehlt dem Verbot.

Das Modell: drei Farben, drei Wege

Die Datenampel stuft Informationen nach dem Schaden ein, der entsteht, wenn sie am falschen Ort landen. Sie fragt nicht nach dem Dateityp, nicht nach der Abteilung und nicht danach, ob etwas „wichtig“ wirkt. Sie fragt: Was wäre, wenn dieser Inhalt morgen bei jemandem läge, der ihn nicht haben sollte?

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Jede Farbe hat drei Bestandteile: eine Definition, Beispiele aus dem eigenen Haus und einen erlaubten Weg. Der dritte Bestandteil ist der entscheidende. Eine Ampel, die nur sagt, was nicht geht, ist ein Verbot mit Farben.

Damit der Weg konkret wird, unterscheiden wir drei Ziele für Daten:

• Öffentliche KI-Dienste: Angebote, die jeder im Browser öffnen kann, ohne dass das Unternehmen einen Vertrag mit dem Anbieter geschlossen hat.
• Unternehmens-KI: eine KI-Umgebung, die das Unternehmen selbst beauftragt hat, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, festgelegtem Speicher- und Verarbeitungsort, Berechtigungen aus den Quellsystemen und Protokoll.
• Geschützter Bereich: ein abgegrenzter Teil der Unternehmens-KI, zum Beispiel eine eigene Quelle mit eigenen Berechtigungen, die nur ein benannter, kleiner Kreis sehen darf.

Daraus ergibt sich die Zuordnung, die im Alltag gilt:

Die Zeile „Zugangsdaten“ steht bewusst außerhalb der drei Farben. Passwörter, Schlüssel und Zugangstoken sind kein Inhalt, den eine KI braucht, um zu helfen. Für sie gibt es keinen erlaubten Weg, auch keinen mit Freigabe.

Sechs Eigenschaften unterscheiden eine Ampel, die im Alltag benutzt wird, von einer, die in einer Richtlinie verstaubt:

• Drei Stufen, nicht fünf. Jede weitere Stufe muss erklärt, gepflegt und im Zweifel gegen die Nachbarstufe abgegrenzt werden. Drei Stufen behält jeder im Kopf.
• Die Stufe hängt am Inhalt, nicht am Dateityp. Ein PDF kann eine Broschüre oder eine Kündigung sein.
• Jede Stufe hat einen erlaubten Weg. Auch Rot endet nicht im bloßen Nein, sondern im geschützten Bereich.
• Im Zweifel gilt die höhere Stufe. Die Kosten eines zu vorsichtigen Urteils sind ein Umweg, die eines zu laxen Urteils können ein Datenabfluss sein.
• Beispiele stammen aus dem eigenen Haus. „Rahmenverträge der Einkaufsabteilung“ sagt mehr als „vertrauliche Dokumente“.
• Eine Person pflegt die Ampel. Ohne benannte Zuständigkeit veraltet sie innerhalb eines Jahres.

Grün: was auch auf der Website stehen dürfte

Der Test für Grün ist ein Gedankenexperiment:

Würde es uns stören, wenn dieser Inhalt morgen auf unserer Website stünde?

Wenn die Antwort „nein“ lautet, ist der Inhalt grün. Dazu gehören veröffentlichte Texte wie Produktbeschreibungen, Pressemitteilungen und Stellenanzeigen, öffentliche Normen und Gesetze und allgemeine Recherchefragen, die keinen Hinweis auf interne Vorgänge enthalten. Wer fragt, wie die Schutzart IP65 definiert ist oder was ein Rahmenvertrag rechtlich bedeutet, gibt nichts von sich preis.

Grün heißt nicht, dass jeder Dienst beliebig genutzt werden soll. Es heißt, dass die Datenfrage hier nicht der begrenzende Faktor ist. Ob ein Unternehmen einen bestimmten öffentlichen Dienst zulässt, hängt von weiteren Dingen ab: Kosten, Nutzungsbedingungen, Urheberrechtsfragen beim Ergebnis. Für die Ampel gilt nur: Bei grünen Inhalten spricht der Dateninhalt nicht gegen den Dienst. Dabei zählt, was tatsächlich in der Eingabe steht: Auch eine Recherchefrage ist Inhalt und kann Interna verraten, wenn sie Projektnamen, Preise oder Kundendaten enthält. Dann ist sie nicht mehr grün.

Es gibt eine Falle, die man in jeder Schulung ansprechen sollte. Grün und Grün ergibt nicht immer Grün. Wer einen öffentlichen Normtext mit einer internen Preisliste in dasselbe Gespräch legt, hat ein gelbes Gespräch. Deshalb gilt eine zweite Regel neben den drei Farben: Die höchste Stufe im Gespräch bestimmt die Stufe des ganzen Gesprächs.

Gelb: der Normalfall im Mittelstand

Gelb ist alles, was intern oder vertraulich ist, aber nicht zu den besonders schutzbedürftigen Daten gehört. Rahmenverträge, Angebote, Projektunterlagen, Zeichnungen, Stücklisten, Kundenanfragen, Besprechungsprotokolle, Lieferantenvergleiche. Das ist der Stoff, aus dem die tägliche Arbeit besteht.

Dass Gelb der Normalfall ist, hat Folgen für die ganze Strategie. Ein Beispiel zeigt es. Nehmen wir an, eine Abteilung hat im Laufe einer Woche zwanzig Aufgaben, bei denen eine KI helfen könnte. Wir stufen sie nach der Ampel ein. Die Verteilung unten ist eine Beispielrechnung mit runden Annahmen, keine Messung und keine Aussage über Ihr Unternehmen.

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Die Rechnung dahinter ist schlicht. Erlaubt ein Unternehmen als offiziellen Weg nur grüne Aufgaben, hat es für sieben von zwanzig Aufgaben eine Antwort, das sind 35 Prozent. Für dreizehn Aufgaben, also 65 Prozent, gibt es keinen erlaubten Weg. Diese dreizehn Aufgaben verschwinden nicht, sie wandern in den Schatten. Bietet das Unternehmen dagegen eine Unternehmens-KI für Grün und Gelb an, sind es siebzehn von zwanzig Aufgaben, also 85 Prozent. Übrig bleiben drei rote Aufgaben, und für die gibt es den geschützten Bereich.

Das ist das Kernargument gegen das Verbot. Es geht nicht um Bequemlichkeit. Es geht darum, dass die gelbe Mitte der Arbeit die größte Gruppe ist, in unserer Beispielrechnung so groß wie Grün und Rot zusammen, und dass ein Unternehmen, das diese Mitte nicht bedient, einen großen Teil seiner KI-Nutzung unbeobachtet lässt. Wie Ihre Verteilung aussieht, wissen Sie erst, wenn Sie nachzählen. Die Übung dazu steht am Ende des Artikels.

Was der gelbe Weg können muss

Ein gelber Weg ist nur dann einer, wenn die Unternehmens-KI bestimmte Bedingungen erfüllt. Diese fünf Punkte sollten Sie vor dem Start prüfen:

1. 1.Vertrag: Enthalten die Daten Personenbezug, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ein Anbieter, der Sie ernst nimmt, legt ihn vor dem Start auf den Tisch.
2. 2.Ort: Wo werden die Daten gespeichert, wo verarbeitet? Bei TheroAI liegt die Datenhaltung in Deutschland, die KI-Verarbeitung erfolgt in der EU. Mehr dazu steht auf der Seite Sicherheit.
3. 3.Training: Ist vertraglich geregelt, dass Ihre Eingaben nicht zum Training von Modellen verwendet werden?
4. 4.Berechtigungen: Antwortet die KI nur aus Quellen, die die fragende Person auch selbst öffnen dürfte?
5. 5.Nachvollziehbarkeit: Lässt sich später sehen, was die KI getan hat?

Fehlt einer dieser Punkte, ist der Weg für Gelb noch nicht freigegeben. Dann bleibt es bei Grün, und der Schatten wächst weiter.

Rot: wenige Daten, klare Grenzen

Rot ist die Stufe für Informationen, bei denen ein Abfluss einen Menschen oder das Unternehmen ernsthaft trifft. Dazu gehören Gehälter, Krankmeldungen, Personalakten und Bewerbungsunterlagen sowie alle Daten, die zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO zählen, zum Beispiel Gesundheitsdaten. Hinzu kommen Bankdaten und Bonitätsauskünfte von Kunden, laufende Vergleichs- oder Übernahmeverhandlungen und das, was ein Unternehmen als sein Kerngeheimnis betrachtet: eine Rezeptur, ein Fertigungsverfahren, ein zentraler Algorithmus.

Zwei Dinge sind uns bei Rot wichtig.

Erstens: Rot muss klein bleiben. Wenn zwei Drittel der Dokumente rot sind, ist die Stufe nichts mehr wert, und die Mitarbeitenden behandeln sie wie das alte Verbot. In unserer Beispielrechnung sind es drei von zwanzig Aufgaben. Das ist eine Annahme, aber sie zeigt die Größenordnung, die wir meinen: wenige Aufgaben, dafür klare Regeln.

Zweitens: Rot heißt nicht „nie“. Es heißt „nicht im allgemeinen Assistenten“. Eine Personalabteilung darf mit Bewerbungen arbeiten und braucht dafür Hilfe, nur eben nicht in dem Bereich, den jeder im Haus nutzt. Der erlaubte Weg ist ein geschützter Bereich: eine abgegrenzte Quelle, die nur ein benannter Kreis sehen darf, mit ausdrücklicher Freigabe durch die zuständige Stelle und mit Protokoll. Ob und wie das in Ihrem Haus zulässig ist, entscheiden Datenschutz, Personalleitung und gegebenenfalls der Betriebsrat gemeinsam, nicht die IT allein.

Zum Betriebsrat gehört ein Hinweis, der in KI-Projekten oft zu spät kommt. Eine technische Einrichtung, die dazu bestimmt ist, das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten zu überwachen, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz. Ob eine konkrete KI-Umgebung mit Protokollfunktion darunter fällt, hängt von der Ausgestaltung ab. Das ist keine Rechtsberatung, klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Rechtsberatung. Praktisch gilt: Wer den Betriebsrat bei der Einführung der Ampel früh beteiligt, spart sich später den Streit über das Protokoll.

Der Entscheidungsbaum für den Alltag

Ein Modell mit drei Farben ist schnell erklärt. Schwieriger ist es, in der Situation selbst die richtige Farbe zu finden. Dafür braucht es einen Entscheidungsbaum, der auf eine Seite im Intranet passt und neben das Eingabefeld.

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Die Reihenfolge der Fragen ist Absicht. Zuerst kommt die Frage, bei der es keine Ausnahme gibt: Zugangsdaten. Dann die Frage nach Rot, denn wer Rot übersieht, macht den größten Fehler. Erst danach fragt der Baum nach Grün. Alles, was weder Stopp noch Rot noch Grün ist, ist Gelb. Gelb ist also keine Einstufung, die man aktiv begründen müsste, sondern der Standard. Das erleichtert den Alltag: Wer unsicher ist, landet in der mittleren Stufe und hat dort einen funktionierenden Weg.

Vier Beispiele zeigen, wie der Baum arbeitet. Alle Unterlagen sind fiktiv.

Das zweite Beispiel enthält einen Zusatz, der uns wichtig ist. Die Stufe regelt, wohin Daten gehen dürfen. Sie regelt nicht, was mit dem Ergebnis geschieht. Eine Antwort an einen Kunden verlässt das Haus, und für Dinge, die nach außen gehen, braucht es eine zweite Prüfung, die wir weiter unten beschreiben.

Zwei Zusatzregeln gehören auf dieselbe Seite wie der Baum. Die erste kennen Sie schon: Die höchste Stufe im Gespräch gilt. Die zweite lautet: Im Zweifel gilt die höhere Stufe. Wer nicht sicher ist, ob ein Dokument gelb oder rot ist, behandelt es wie rot und fragt nach. Das kostet einmal eine Rückfrage. Der umgekehrte Fehler kann deutlich mehr kosten.

Vier Datenarten im Mittelstand

Der Baum liefert die Methode, das Unternehmen liefert die Beispiele. Ein Mittelständler hat im Kern vier Datenarten, bei denen die Frage nach der KI immer wieder auftaucht: Personal, Verträge, Konstruktion und Kundendaten. In jeder gibt es Grünes, Gelbes und Rotes. Die Matrix zeigt das Muster.

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Der wichtigste Satz zu dieser Matrix: Es gibt keine Datenart, die als Ganzes eine Farbe hat. Wer „Personaldaten“ pauschal rot macht, sperrt auch die Stellenanzeige. Wer „Verträge“ pauschal gelb macht, übersieht die Verhandlungsunterlagen. Die Ampel gehört an das einzelne Dokument oder die einzelne Dokumentart.

Personal

Die Stellenanzeige ist grün, sie ist ohnehin veröffentlicht. Das Organigramm und der Schulungsplan sind gelb, sie sind intern, aber nicht besonders sensibel. Gehälter, Krankmeldungen, Personalakten und Bewerbungsunterlagen sind rot. Hier gelten zusätzlich besondere Regeln zum Beschäftigtendatenschutz. Bei Gesundheitsdaten greift Art. 9 DSGVO. Und die Mitbestimmung des Betriebsrats gehört von Anfang an dazu.

Verträge

Veröffentlichte Allgemeine Geschäftsbedingungen sind grün. Der Rahmenvertrag TP-118 aus unserem Beispiel ist gelb: Er enthält Preise und Fristen, aber nichts, was einen Menschen trifft. Hier lohnt ein Blick auf etwas, das in der Praxis oft vergessen wird. Viele Verträge enthalten Geheimhaltungsklauseln. Ob eine Klausel die Weitergabe an einen Dienstleister einschränkt, und ob eine Unternehmens-KI mit Auftragsverarbeitungsvertrag darunter fällt, muss im Einzelfall geprüft werden. Rot sind Vergleichsverhandlungen und alles, was nur ein kleiner Kreis kennen darf.

Konstruktion

Ein Datenblatt, das Sie ohnehin an Kunden geben, ist grün. Die Zeichnung des Füllers FL-200, die Stückliste und die Prüfprotokolle sind gelb. Rot sind Rezepturen, Verfahrensparameter und zentrale Algorithmen, also das Wissen, das Ihren Vorsprung ausmacht. Das Geschäftsgeheimnisgesetz schützt solches Wissen nur, wenn das Unternehmen angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen trifft. Eine dokumentierte Ampel mit klaren Wegen ist genau so eine Maßnahme. Ob sie im Streitfall ausreicht, ist eine Frage für Ihre Rechtsberatung. Die Konstruktion ist der Bereich, in dem fertigende Unternehmen besonders genau hinsehen sollten.

Kundendaten

Kennzahlen ohne Namen und ohne Rückschluss auf einzelne Kunden sind grün. Anfragen, Angebote und Ansprechpartner sind gelb. Auch ein Ansprechpartner im Geschäftskundenbereich ist ein Mensch mit Name und E-Mail-Adresse, also ein personenbezogenes Datum nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Bankdaten und Bonitätsauskünfte sind rot.

Die Matrix hat noch einen praktischen Nutzen. Sie ist der Rohstoff für die Schulung. Eine Stunde, in der Mitarbeitende ihre eigenen Dokumentarten auf diese Matrix schreiben, ist aus unserer Sicht besser investiert als jede Folie mit Definitionen.

Die Ampel ist nur so gut wie die Berechtigungen dahinter

Eine Ampel sagt, welche Daten wohin dürfen. Sie sagt nicht, welche Daten eine KI überhaupt zu sehen bekommt, sobald sie an Ihre Systeme angebunden ist. Das ist eine zweite Frage, und sie entscheidet darüber, ob die Ampel im Alltag trägt.

Das einfachste Beispiel ist die vergessene Datei. In einem Archivordner liegt seit Jahren eine Tabelle mit Gehältern, die nie gesperrt wurde, weil sie niemand fand. Für eine KI-Suche ist „schwer zu finden“ keine Hürde. Eine gelbe oder rote Information in einem offenen Ordner ist also faktisch grün, solange die Berechtigungen nicht stimmen. Deshalb ist die erste Handlung nach der Einstufung eine Prüfung: Wer darf die Ordner mit gelben und roten Inhalten öffnen?

Eine gute Unternehmens-KI übernimmt die Berechtigungen der Quelle, statt eigene zu erfinden. Bei TheroAI antwortet der Assistent nur aus Dokumenten, die die fragende Person auch selbst öffnen dürfte. Der Google-Drive-Konnektor indexiert die Benutzerberechtigungen der Dokumente mit. Das schützt vor der Katastrophe, nicht vor der Schlamperei: Ist ein Ordner für alle offen, ist er es auch für die KI. Die Ampel zeigt Ihnen, welche Ordner Sie zuerst anfassen sollten. Wie das technisch aussieht, beschreibt die Seite zu den Konnektoren.

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Fünf Schichten wirken zusammen, und jede hat eine eigene Zuständigkeit:

1. 1.Einstufung: Der Fachbereich legt fest, welche Stufe eine Dokumentart hat. Er kennt den Inhalt.
2. 2.Berechtigungen: Das Quellsystem entscheidet, wer ein Dokument öffnen darf. Die KI übernimmt das.
3. 3.Quellenwahl: Die fragende Person wählt, woraus der Assistent antworten soll.
4. 4.Werkzeugregel: Die Administration legt pro Werkzeug fest, ob es erlaubt, mit Nachfrage oder gesperrt ist.
5. 5.Freigabe und Protokoll: Was nach außen geht, bestätigt ein Mensch, und der Lauf bleibt nachvollziehbar.

Die Quellenwahl im Chat

Die Quellenwahl ist die Schicht, die Mitarbeitende selbst in der Hand haben. In TheroAI öffnen sie im Eingabefeld die Chat-Einstellungen und wählen unter „Quellen“ eine von fünf Möglichkeiten.

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Die Optionen passen auf die Ampel. Für gelbe Fragen ist „Nur Unternehmenswissen“ die naheliegende Wahl: Der Assistent antwortet aus internen Dokumenten und Daten. Für grüne Recherchefragen passt „Nur öffentliche Quellen“. „Keine externen Quellen“ bedeutet, dass der Assistent nur aus dem Sprachmodell antwortet, also zum Beispiel einen eingefügten Text umformuliert. Wer „Unternehmen und öffentliche Quellen“ wählt, kombiniert beide Welten in einer Antwort. Nach der Regel „Die höchste Stufe gilt“ ist das Ergebnis dann gelb.

Die Werkzeugregel in den Einstellungen

Die vierte Schicht gehört der Administration. Bei TheroAI legt sie in den KI-Tools-Einstellungen für einzelne Werkzeuge und Dienste fest, ob sie erlaubt sind, nachfragen oder gesperrt werden. Bildgenerierung und Websuche lassen sich organisationsweit ein- oder ausschalten. Werkzeuge, die Daten erstellen, ändern oder löschen können, tragen die Kennzeichnung „Schreibend“, und für sie ist die Einstellung „Nachfragen“ naheliegend: Die Ausführung pausiert, bis die Person die konkrete Aktion bestätigt.

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Für die Ampel bedeutet das: Die Regel „Rot nicht im allgemeinen Assistenten“ wird nicht allein von der Vernunft der Mitarbeitenden getragen. Wo ein Werkzeug Daten verschicken oder verändern könnte, kann die Organisation es sperren oder an eine Nachfrage binden. Im gezeigten Beispiel stehen die Werkzeuge zum Senden von E-Mails, Entwürfen und Chat-Nachrichten auf „Nachfragen“.

Freigabe und Protokoll

Die fünfte Schicht schließt den Kreis. Gelbe Inhalte dürfen in die Unternehmens-KI, aber ein Ergebnis, das das Haus verlässt, etwa eine Antwort an einen Kunden, soll ein Mensch bestätigen. In Workflows gibt es dafür einen eigenen Freigabeschritt. Die freigebende Person sieht den Entwurf, entscheidet, und für Antworten mit größerem Gewicht lässt sich das Vier-Augen-Prinzip einschalten. Die Frist für die Freigabe ist einstellbar, im Beispiel unserer Produktaufnahmen sind es 72 Stunden. Wie das aussieht, zeigt die Seite zu den Workflows. Läufe von Workflows stehen im Audit-Log, mit Zeitpunkt, Status und beteiligter Person.

Die fünf Schichten sind kein Selbstzweck. Jede deckt eine Schwäche der anderen ab. Die Einstufung ohne Berechtigungen bleibt Papier. Berechtigungen ohne Einstufung wissen nicht, wo es wehtut. Werkzeugregeln ohne Freigabe halten nur das Offensichtliche auf. Erst zusammen machen sie aus der Ampel eine Regel, die im Betrieb gilt.

Einführen ohne Bürokratie: sechs Schritte

Die Ampel scheitert selten an der Idee, sondern an der Einführung. Aus unserer Sicht hat sich ein pragmatischer Ablauf bewährt, den Sie an Ihr Haus anpassen können. Die Schritte sind ein Vorschlag, keine Norm.

1. 1.Aufgaben sammeln. Bitten Sie vier bis fünf Fachbereiche, je zwanzig Aufgaben der letzten Wochen aufzuschreiben, bei denen KI helfen könnte, und stufen Sie sie gemeinsam ein. So entsteht Ihre eigene Verteilung statt einer Annahme.
2. 2.Beispiele festlegen. Pro Stufe und Datenart drei konkrete Beispiele aus dem Haus. Sie ersetzen jede abstrakte Definition.
3. 3.Den gelben Weg benennen. Entscheiden Sie, welche Unternehmens-KI für Gelb gilt, und prüfen Sie die fünf Punkte von oben. Ohne diesen Schritt ist die Ampel ein Verbot mit Farben.
4. 4.Berechtigungen bereinigen. Beginnen Sie bei den Ordnern mit gelben und roten Inhalten. Wer darf sie öffnen, wer sollte es nicht?
5. 5.Betriebsrat und Datenschutz beteiligen. Beide sehen die Ampel, die Protokollierung und den geschützten Bereich, bevor sie eingeführt werden.
6. 6.Eine Seite veröffentlichen. Der Entscheidungsbaum, die Matrix mit den eigenen Beispielen und der Name der Person, die man fragen kann. Nicht mehr.

Nach einem Quartal lohnt eine Überprüfung: Welche Fragen kamen immer wieder? Welche Dokumentart war strittig? Wo war eine Stufe zu streng, wo zu lax? Die Ampel ist ein Dokument, das sich bewegt, und genau das unterscheidet sie von einer Richtlinie, die einmal verabschiedet und nie wieder angefasst wird.

Fünf Einwände, ehrlich beantwortet

„Ist das nicht zu simpel für ein ernstes Thema?“ Die Einfachheit ist Absicht. Eine Regel, die nur Juristen anwenden können, wird im Alltag nicht angewendet. Die Ampel ersetzt nicht die juristische Prüfung, sie macht sie vorhersehbar: Die Fälle, die wirklich eine Prüfung brauchen, landen bei Rot oder bei der Rückfrage, nicht im Browser.

„Reicht das für die DSGVO?“ Nein, und das behauptet sie auch nicht. Die Ampel ist ein Arbeitsmittel für die tägliche Entscheidung. Auftragsverarbeitungsvertrag, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und die Prüfung durch den Datenschutz bleiben nötig. Das ist keine Rechtsberatung, klären Sie die Pflichten Ihres Hauses mit Ihrer Rechtsberatung.

„Was, wenn trotzdem jemand privat nutzt?“ Dann passiert es vermutlich seltener, aber es passiert. Kein Modell verhindert jeden Fall. Wichtig ist, was danach geschieht: Aus unserer Sicht melden Mitarbeitende Fälle eher, wenn die Antwort ein Gespräch ist und keine Abmahnung.

„Wer pflegt das?“ Eine benannte Person, am besten im Datenschutz oder in der IT, mit Rückmeldung aus den Fachbereichen. Ohne Zuständigkeit ist die Ampel nach einem Jahr veraltet.

„Wird die KI dadurch langsamer?“ Die Ampel selbst kostet Sekunden, und der Baum ist darauf ausgelegt, dass sie mit der Zeit zur Gewohnheit werden. Langsamer wird es nur an einer Stelle: bei Dingen, die nach außen gehen. Dort ist ein Zwischenschritt der Preis dafür, dass niemand eine Nachricht zurückholen muss.

Unsere Position

Die Frage „Welche Daten dürfen in welche KI?“ ist keine Frage der Technik, sondern der Zuordnung. Ein Unternehmen, das sie beantwortet, muss dafür keine Datenklassifizierung nach dem Lehrbuch einführen. Es braucht drei Farben, einen Entscheidungsbaum und einen erlaubten Weg für den Normalfall.

Ein Verbot ist die teuerste Regel, die nichts kostet. Sie kostet nichts in der Einführung und viel im Betrieb, weil sie den Teil der Arbeit, der am häufigsten vorkommt, in den Schatten schickt. Ein erlaubter Weg für Gelb ist keine Lockerung, sondern die Bedingung dafür, dass Rot überhaupt durchgesetzt werden kann. Wer den Mitarbeitenden den Normalfall erlaubt, kann bei den Ausnahmen streng sein.

Was Sie daraus mitnehmen können

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit dem Thema beginnen, helfen diese Fragen und Schritte:

• Können Ihre Mitarbeitenden in 30 Sekunden entscheiden, welche Daten in welche KI dürfen, ohne jemanden anzurufen?
• Gibt es für den Normalfall, also für gelbe Daten, einen freigegebenen Weg, und erfüllt er die fünf Punkte Vertrag, Ort, Training, Berechtigungen und Nachvollziehbarkeit?
• Haben Sie Zugangsdaten ausdrücklich ausgeschlossen, auch für den geschützten Bereich?
• Sind die Ordner mit gelben und roten Inhalten so berechtigt, wie Sie es wollten, und nicht so, wie sie historisch gewachsen sind?
• Wer bestätigt Ergebnisse, die das Haus verlassen, und wie lange hat diese Person dafür Zeit?
• Ist der Betriebsrat beteiligt, bevor die Ampel eingeführt wird?

Und eine Übung für diese Woche: Lassen Sie jeden Fachbereich zwanzig Aufgaben aufschreiben, bei denen KI helfen könnte, und ordnen Sie sie den drei Farben zu. Wenn mehr als die Hälfte gelb ist, wissen Sie, wo Ihr erlaubter Weg ansetzen muss.

Wenn Sie sehen möchten, wie sich Berechtigungen, Quellenwahl, Werkzeugregeln und Freigaben in einer Unternehmens-KI zusammenfügen, zeigen wir es Ihnen gern an Beispieldaten, ohne Druck und ohne Verpflichtung: Demo ansehen.