KI im Einkauf: Angebote vergleichen, Rahmenverträge befragen

Dienstag, Ende August, kurz nach neun Uhr. Im Einkauf eines mittelständischen Herstellers liegen drei Dokumente bereit: das Angebot von Bieter A, das Angebot von Bieter B und der laufende Rahmenvertrag TP-118 mit zwei Nachträgen. Es geht um Versandkartonagen, rund 120.000 Stück im Jahr, im Rahmen der Ausschreibung AS-26-02. Unternehmen, Dokumente und alle Zahlen in diesem Artikel sind ein fiktives Beispiel.

Die Aufgabe klingt einfach: Welches Angebot ist besser, und muss der laufende Vertrag gekündigt werden? In der Praxis heißt das, Preise aus drei Tabellen nebeneinanderzulegen, Staffeln zu verstehen, Laufzeiten und Kündigungsfristen zu finden, nachzuvollziehen, welcher Nachtrag was geändert hat, und festzustellen, bis wann ein Angebot überhaupt gilt. Wer das sorgfältig macht, braucht einen halben Tag. Und am Ende bleibt das Gefühl, irgendwo eine Fußnote übersehen zu haben.

Dafür ist KI gut geeignet, aber anders, als man zuerst denkt. Die naheliegende Erwartung lautet: Der Assistent nennt das beste Angebot. Die brauchbarere Erwartung lautet: Der Assistent bringt die Bedingungen in eine gemeinsame Struktur, belegt jede Zahl mit ihrer Fundstelle und rechnet nach, was man ihm vorgibt. Bewertet, verhandelt und entschieden wird im Einkauf.

Unsere These in einem Satz: Der Nutzen von KI im Einkauf liegt nicht darin, das günstigste Angebot zu nennen, sondern darin, Bedingungen vergleichbar zu machen, jede Aussage zu belegen und dem Einkauf die Zeit für die eigentliche Entscheidung zurückzugeben. Dieser Artikel zeigt die typischen Aufgaben, einen Ablauf, die Fallen in PDFs, eine Beispielrechnung, die Logik der Fristen und die Grenze zwischen dem, was ein Assistent liefert, und dem, was im Einkauf bleibt.

Was im Einkauf Zeit kostet: fünf Fragen, die ständig wiederkehren

Ob Verpackung, Ersatzteile, Transportleistungen oder Dienstleistungen: Die Fragen, die der Einkauf an Angebote und Verträge stellt, wiederholen sich. Fünf Themen machen den größten Teil der Lesearbeit aus.

Nichts davon ist kompliziert. Es ist mühsam, weil die Antworten verstreut sind und weil jedes Dokument anders aufgebaut ist. Bieter A nennt die Staffel in einem Absatz, Bieter B in einer Tabelle auf Seite 4, der Rahmenvertrag in einer Anlage, die ein Nachtrag später überschrieben hat. Wer vergleichen will, muss zuerst übersetzen: jede Aussage in eine gemeinsame Struktur bringen, in der gleiche Dinge nebeneinanderstehen.

Nachschlagen und Vergleichen sind zwei Aufgaben

Es lohnt sich, zwei Aufgaben auseinanderzuhalten, weil sie auf unterschiedliche Weise scheitern. Beim Nachschlagen geht es um ein Dokument und eine Frage: Welche Kündigungsfrist steht im Rahmenvertrag? Das Risiko liegt in der Vollständigkeit, etwa in einem Nachtrag, der die Antwort ändert. Beim Vergleichen geht es um dieselbe Frage an mehrere Dokumente. Das Risiko liegt in der Vergleichbarkeit: Zwei Preise von 0,88 Euro und 0,85 Euro sehen vergleichbar aus und sind es nicht, wenn sich die Staffel auf verschiedene Mengen bezieht.

Beides lässt sich mit demselben Mechanismus bearbeiten. Die Kontrollfragen unterscheiden sich, und deshalb zeigen wir beide an einem durchgehenden Beispiel.

Der Ablauf: vom Dokumentenstapel zur belegten Gegenüberstellung

Ein brauchbarer Ablauf besteht aus fünf Schritten. Die ersten vier übernimmt der Assistent, den fünften behält der Einkauf.

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1. 1.Einlesen: Angebote, Rahmenvertrag und alle Nachträge kommen in einen gemeinsamen Bestand. Ob dieser Bestand vollständig ist, ist die erste Prüfung, und sie liegt beim Einkauf.
2. 2.Auslesen: Der Assistent liest Text, Tabellen und Fußnoten. Bei Scans kommt Texterkennung hinzu.
3. 3.Fragen: Dieselbe Frage geht je Kriterium an jedes Dokument, zum Beispiel „Welche Kündigungsfrist gilt?“
4. 4.Beleg: Jede Antwort nennt die Fundstelle. Ohne Beleg ist die Antwort eine Behauptung.
5. 5.Entscheiden: Der Einkauf prüft, bewertet, verhandelt und entscheidet.

Unter jedem Schritt zeigt die Grafik eine typische Fehlerquelle: ein fehlender Nachtrag, eine falsch gelesene Tabelle, eine Frage mit Spielraum, eine Antwort ohne Fundstelle und ein Ergebnis, das ungeprüft übernommen wird. Die Reihenfolge ist kein Zufall. Fehler aus den Schritten 1 und 2 sehen in Schritt 4 wie sichere Antworten aus. Ein Nachtrag, der nie eingelesen wurde, fällt nicht auf, weil nichts auf ihn verweist.

Berechtigungen gehören zum Ablauf

Angebote sind vertraulich. Der Preis von Bieter A geht Bieter B nichts an, und auch im eigenen Haus sehen nicht alle alles. Ein Assistent sollte deshalb nur Dokumente heranziehen, die die fragende Person auch im Ordner selbst öffnen dürfte. TheroAI übernimmt bei angebundenen Quellen wie Google Drive die Berechtigungen aus dem Quellsystem, wie es bei den Konnektoren beschrieben ist. Für den Einkauf heißt das praktisch: Der Ordner für die Ausschreibung AS-26-02 hat einen kleinen, benannten Kreis, und genau dieser Kreis sieht die Antworten.

Das Beispiel: zwei Bieter, ein Rahmenvertrag

Bieter A ist der bisherige Lieferant und beliefert das Haus nach Rahmenvertrag TP-118. Bieter B ist ein neuer Anbieter. Beide haben ein Angebot zur Ausschreibung AS-26-02 abgegeben. Die fünf Dokumente im Überblick:

Welcher Preis und welche Frist heute gelten, lässt sich nur beantworten, wenn man Hauptvertrag und beide Nachträge zusammen liest. Genau das ist die Stärke einer Befragung über mehrere Dokumente. Die Gegenüberstellung, die der Assistent daraus baut, sieht so aus:

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Beim ersten Blick auf die Tabelle fallen vier Dinge auf, die in keinem einzelnen Dokument stehen:

• Die Preise sind nicht direkt vergleichbar. Bieter A staffelt nach der Jahresmenge, Bieter B nach der Menge je Abruf. Dieselbe Zahl bedeutet etwas anderes.
• Der Stückpreis ist nicht der Gesamtpreis. Bieter B liefert ab Werk und berechnet 180 Euro je Lieferung. Bieter A liefert frei Haus.
• Die Bindung ist verschieden. Bieter B bindet 36 Monate fest ohne ordentliche Kündigung. Bieter A bindet 24 Monate und verlängert sich danach nur, wenn niemand kündigt.
• Die Angebote laufen unterschiedlich lange. Angebot B erlischt am 15.10.2026, Angebot A am 31.10.2026.

Der Wert einer solchen Gegenüberstellung liegt weniger in der Geschwindigkeit als darin, dass die Unterschiede sichtbar werden, bevor jemand Preise nebeneinanderlegt. Wer zuerst rechnet und danach merkt, dass die Bezugsgrößen verschieden waren, hat die Rechnung umsonst gemacht.

Wo PDFs täuschen: Tabellen, Fußnoten, Nachträge

Ein PDF sieht aus wie ein Dokument und verhält sich wie ein Bild von einem Dokument. Für Menschen ist das bequem, für jede automatische Auswertung eine Quelle von Fehlern. Die Grafik zeigt eine fiktive Preisblatt-Seite aus Angebot B mit drei Stellen, an denen ein Vergleich kippen kann.

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Tabellen: Die Bezugsgröße steht nicht in der Zahl

Die Werte 0,90 Euro und 0,85 Euro stehen in der Tabelle, die Bezugsgröße steht in der Spaltenüberschrift: „Menge je Abruf“. Liest ein Werkzeug nur die Zahlen, entsteht eine Staffel ohne Bezug. Sie sieht vollständig aus und ist unbrauchbar. Eine gute Auswertung liest die Zelle zusammen mit Zeilen- und Spaltenüberschrift und gibt beides aus.

Deshalb genügt eine Antwort wie „B: 0,85 Euro“ nicht. Brauchbar ist: „B: 0,85 Euro je Stück ab 25.000 Stück je Abruf, Preisblatt, Seite 4.“ Tabellen, die über einen Seitenumbruch laufen, verlieren außerdem manchmal ihre Kopfzeile. Die Zahlen auf der Folgeseite haben dann keine Überschrift mehr.

Fußnoten und Anlagen: Das Kleingedruckte gehört zum Preis

Die Frachtpauschale von 180 Euro je Lieferung steht in Angebot B in einer Fußnote. Im Preis von 0,85 Euro ist sie nicht enthalten. Wer nur die Tabelle vergleicht, vergleicht Bieter A frei Haus mit Bieter B ab Werk. Ähnlich ist es bei Anlagen: Allgemeine Geschäftsbedingungen, Preislisten und Leistungsbeschreibungen sind oft eigene Dateien, die ein Angebot zum Vertragsbestandteil macht, ohne sie zu wiederholen. Sie gehören trotzdem in den Bestand.

Nachträge: Der Hauptvertrag ist selten der ganze Vertrag

Rahmenvertrag TP-118 besteht aus einem Hauptvertrag und zwei Nachträgen. Nachtrag 1 hat den Preis von 0,91 Euro auf 0,94 Euro angehoben, Nachtrag 2 die Kündigungsfrist von drei auf vier Monate verlängert. Eine Frage an den Hauptvertrag allein liefert deshalb zwei Antworten, die falsch sind, obwohl sie wörtlich im Dokument stehen. Der Assistent muss nicht nur lesen, sondern ordnen: Welche Fassung gilt heute, und welche Klausel hat welcher Nachtrag überholt?

Gültigkeit: Ein Angebot hat ein Ablaufdatum

Angebot B gilt bis 15.10.2026, Angebot A bis 31.10.2026. Das steht oft in der Kopfzeile oder im letzten Absatz, selten in der Tabelle. Ein Vergleich, der das Ablaufdatum nicht mitführt, kann ein Angebot empfehlen, das bei der Entscheidung bereits erloschen ist.

Fünf Prüfpunkte für jede Zahl aus einem PDF

• Bezugsgröße: je Stück, je 100 Stück, je Palette, je Abruf oder je Jahr. Welche steht in der Überschrift?
• Fußnoten und Sternchen: Welche Zusatzkosten oder Bedingungen hängen an der Zahl?
• Einheit und Steuer: netto oder brutto, Euro oder Cent, Stück oder Tausend?
• Seitenumbrüche: Hat die Tabelle auf der Folgeseite noch ihre Kopfzeile?
• Scans: Hat die Datei eine Textebene, oder wurde sie per Texterkennung gelesen? Bei Scans lohnt der Blick ins Original, denn Ziffern wie 0 und 8 oder 1 und 7 können verwechselt werden.

Ein Assistent ersetzt diese Prüfung nicht, aber er kann sie jedes Mal stellen. Eine Checkliste, die man am Freitagnachmittag gern überspringt, lässt sich als feste Frage in einen Ablauf legen.

Die Staffel entscheidet: eine Beispielrechnung

Zurück zum Beispiel. Die Frage lautet: Was kostet die Jahresmenge bei den beiden Bietern, und wie stark hängt das Ergebnis davon ab, wie wir bestellen? Für die Rechnung setzen wir runde Annahmen. Es ist eine Beispielrechnung und keine Prognose, alle Werte sind erfunden.

Die Staffeln aus den Angeboten wirken so: Bieter A berechnet 0,95 Euro je Stück bis 100.000 Stück Jahresmenge und 0,88 Euro je Stück für alle Stücke, sobald die Jahresmenge darüber liegt. Bieter B berechnet je Abruf 0,90 Euro bis 24.999 Stück und 0,85 Euro ab 25.000 Stück, dazu 180 Euro Fracht je Lieferung. Der laufende Vertrag kostet nach Nachtrag 1 pauschal 0,94 Euro je Stück.

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Drei Erkenntnisse daraus:

Die Rangfolge kippt. Bei vier großen Abrufen ist Bieter B um 2.880 Euro günstiger als Bieter A. Bei zwölf kleinen Abrufen ist er um 4.560 Euro teurer. Welches Angebot günstiger ist, hängt an einer Annahme, die in keinem der beiden PDFs steht: Wie bestellen wir wirklich?

Bieter A hängt an der Jahresmenge. Der günstigere Preis gilt nur, wenn die Jahresmenge über 100.000 Stück liegt. Fällt der Bedarf auf 90.000 Stück, gelten 0,95 Euro, also 7 Cent mehr je Stück. Gilt der niedrigere Preis rückwirkend für alle Stücke, wird er in der Praxis oft erst am Jahresende als Rückvergütung wirksam, und bis dahin fließt das Geld zum höheren Preis. Wie das bei Angebot A geregelt wäre, muss im Angebot stehen und gehört in die Rückfrage.

Beide Angebote liegen unter dem laufenden Vertrag, aber unterschiedlich weit. Bieter A spart in beiden Szenarien 7.200 Euro gegenüber 112.800 Euro. Bieter B spart im ersten Szenario 10.080 Euro, im zweiten 2.640 Euro, und bindet dafür drei Jahre.

Ein Assistent rechnet diese Varianten in Sekunden durch, wenn man ihm die Annahmen vorgibt. Die Annahme selbst, wie tatsächlich abgerufen wird, kennen Disposition und Einkauf. Bitten Sie den Assistenten deshalb nicht, sie zu raten, sondern geben Sie sie vor. Und lassen Sie sich die Rechenschritte ausgeben, wie in der Tabelle oben: Sprachmodelle können sich verrechnen, und ein Rechenweg lässt sich in einer Minute nachrechnen.

Fristen: was gilt, seit wann und bis wann

Die teuerste Information in diesem Beispiel ist kein Preis, sondern ein Datum. Der Hauptvertrag sagt: Der Vertrag läuft bis 31.12.2026 und verlängert sich um 12 Monate, wenn nicht drei Monate vorher gekündigt wird. Das ergibt als letzten Tag den 30.09.2026. Nachtrag 2, seit 01.04.2026 in Kraft, setzt vier Monate. Damit liegt der letzte Tag am 31.08.2026, einen Monat früher.

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Wer an diesem Dienstag nur den Hauptvertrag befragt, glaubt, noch einen Monat Zeit zu haben, und liegt falsch. Wer den Bestand vollständig befragt, sieht, dass die Frist in wenigen Tagen abläuft.

Gedankenexperiment: Der Assistent beantwortet „Bis wann kann ich kündigen?“ nur aus dem Hauptvertrag. Die Antwort ist sauber formuliert, nennt eine Klausel als Fundstelle und ist trotzdem falsch, weil sie Nachtrag 2 nicht kennt. Nichts an ihr sieht verdächtig aus.

Das ist die Lücke, die kein Modell von selbst schließt, sondern nur die Ordnung der Unterlagen. Daraus folgen drei Gewohnheiten:

1. 1.Vollständigkeit vor der Frage prüfen. Sind alle Nachträge im Bestand, und sind sie als solche benannt? Ein Ordner „Verträge neu“ mit Dateien wie „Scan_0417“ hilft keinem Assistenten und keinem Menschen.
2. 2.Nach dem Stand heute fragen. Nicht „Welche Kündigungsfrist steht im Vertrag?“, sondern „Welche Kündigungsfrist gilt heute, und welche Nachträge haben die Klausel geändert?“
3. 3.Fristen als Zeitachse ausgeben lassen. Eine Liste von Daten verführt zum Überfliegen, eine Achse mit Ablaufdaten zeigt, was zuerst kommt.

Ob eine Kündigung fristgerecht ist, hängt außerdem davon ab, wie der Vertrag Zugang und Fristberechnung regelt. Das ist keine Rechtsberatung, klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Rechtsberatung. Der Assistent liefert das Datum und die Fundstelle, nicht die rechtliche Prüfung.

Und dann bleibt die Frage, die kein Dokument beantwortet: kündigen oder nicht? Eine Kündigung bis 31.08.2026 verschafft Verhandlungsspielraum, birgt aber das Risiko, im Herbst ohne Vertrag dazustehen, falls keines der neuen Angebote trägt. Keine Kündigung verlängert den Vertrag um 12 Monate zu 0,94 Euro je Stück. Das ist eine Abwägung aus Risiko, Beziehung und Verhandlungsziel. Sie hat keine Fundstelle.

Den Rahmenvertrag befragen: Fragen, die tragen

Die Qualität einer Antwort hängt an der Qualität der Frage. Gute Fragen an einen Rahmenvertrag haben ein Muster: Sie verlangen den Stand heute, sie lassen die Antwort „steht nicht drin“ zu, und sie verlangen die Fundstelle.

Die letzte Zeile ist die wichtigste. Eine Antwort mit Beleg lässt sich prüfen, ohne das ganze Dokument zu lesen: Sie öffnen die Stelle, lesen den Satz und wissen, ob die Antwort stimmt. In TheroAI trägt die Antwort nummerierte Verweise, und das Feld „Quellen“ listet die Dokumente dahinter auf. Die folgende Aufnahme stammt aus der deutschen Oberfläche und zeigt ein anderes fiktives Beispiel, ein Abnahmeprotokoll. Das Prinzip ist dasselbe wie im Einkauf.

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Wer häufig dieselben Aufgaben hat, muss die Fragen nicht jedes Mal neu formulieren. In der Prompt-Bibliothek von TheroAI liegen Vorlagen wie „Lieferantenvergleich“ und „Ausschreibung zusammenfassen“, die Ihr Team als Ausgangspunkt nehmen kann. Und wer die Gegenüberstellung als Dokument braucht, etwa für den Vergabevermerk, lässt den Assistenten sie im Canvas anlegen und überarbeitet sie dort weiter.

Wie das in Ihrer Branche aussieht, zeigen unsere Seiten für Logistik und Lieferkette, auf denen Rahmenverträge und Ausschreibungen ebenfalls als Anwendungsfälle vorkommen.

Wo die Grenze liegt: was im Einkauf bleibt

Bisher ging es darum, was ein Assistent liefern kann. Genauso wichtig ist, was er nicht liefern sollte. Die folgende Tabelle trennt die Arbeit nach Verantwortung.

Drei Punkte verdienen einen eigenen Absatz.

Bewertung ist mehr als Papier. Wie zuverlässig hat Bieter A in den letzten Jahren geliefert, wie reagiert er bei Störungen, wie gut ist die Qualität der Kartons? Das steht in keinem Angebot. Ein Assistent kann Unterlagen dazu bereitstellen, etwa Reklamationen aus dem Postfach, aber die Gewichtung ist Einkaufsurteil.

Vertraulichkeit hat Regeln. Preise eines Bieters dürfen dem anderen nicht gezeigt werden, und ein Assistent darf sie nicht durch die Hintertür weitergeben. Deshalb gehört die Berechtigungsfrage an den Anfang, nicht ans Ende. Bei öffentlichen Auftraggebern kommen Vergabevorschriften hinzu, die Form und Ablauf eines Vergleichs verbindlich regeln. Das ist keine Rechtsberatung, klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Rechtsberatung.

Nach außen geht nichts ohne Freigabe. Aus einer Gegenüberstellung entstehen Schreiben: eine Kündigung, eine Absage an Bieter B, eine Nachfrage an Bieter A. Solche Entwürfe sollten in einem Ablauf mit Freigabeschritt laufen. Eine benannte Person sieht den Entwurf, gibt frei oder lehnt ab, erst danach geht etwas hinaus. In TheroAI lässt sich ein solcher Schritt mit Frist einrichten, zum Beispiel mit 72 Stunden, auf Wunsch mit Vier-Augen-Prinzip. Wie das aussieht, steht bei den Workflows.

Unsere Position

Wir halten den Einsatz von KI im Einkauf für sinnvoll, wenn drei Bedingungen erfüllt sind. Erstens: Jede Aussage hat eine Fundstelle, die sich in Sekunden öffnen lässt. Zweitens: Der Bestand ist vollständig, einschließlich aller Nachträge, und die Berechtigungen stimmen. Drittens: Die Entscheidung bleibt bei einer Person, die dafür unterschreibt.

Dann verändert KI den Einkauf an einer Stelle, und zwar an der richtigen: Die Lesearbeit schrumpft, die Aufmerksamkeit für Verhandlung und Bewertung wächst. Der größte Gewinn in unserem Beispiel war weder die Preisdifferenz von 2.880 Euro noch die von 4.560 Euro. Es war ein Datum: der 31.08.2026, das erst durch das Zusammenlesen von Hauptvertrag und Nachtrag 2 sichtbar wurde.

Wir halten dagegen nichts davon, einen Assistenten das „beste“ Angebot küren zu lassen. Ein Ranking suggeriert eine Objektivität, die Preise, Risiken und Beziehungen nicht hergeben. Eine belegte Gegenüberstellung, die zeigt, wo die Angebote sich unterscheiden und wovon das Ergebnis abhängt, ist ehrlicher und nützlicher.

Was Sie daraus mitnehmen können

Wenn Sie in Ihrem Einkauf mit dem Thema beginnen, helfen diese Fragen und Schritte:

• Ist der Bestand für jeden Rahmenvertrag vollständig, mit allen Nachträgen, und sind die Dateien so benannt, dass man sie als Nachtrag erkennt?
• Fragen Sie nach dem Stand heute und nicht nach dem Hauptvertrag? Nennt jede Antwort Dokument und Stelle?
• Haben Sie bei jeder Staffel geklärt, worauf sie sich bezieht: Stück, Abruf, Jahr oder Bestellung?
• Stehen Fracht, Verpackung und Zuschläge im Vergleich, auch wenn sie nur in einer Fußnote stehen?
• Kennen Sie für jeden laufenden Rahmenvertrag das Datum der letzten möglichen Kündigung, und steht es in einer Liste, die jemand pflegt?
• Wer gibt Schreiben nach außen frei, und wie lange hat diese Person dafür Zeit?

Und eine Übung für diese Woche: Nehmen Sie einen laufenden Rahmenvertrag mit mindestens einem Nachtrag und stellen Sie die Frage „Welche Kündigungsfrist gilt heute, und welche Nachträge haben die Klausel geändert?“ Prüfen Sie die Fundstelle in beiden Dokumenten. Wenn die Antwort stimmt, wissen Sie, wie viel Vertrauen Sie dem Ablauf schenken können. Wenn nicht, wissen Sie, wo Sie ansetzen müssen.

Wenn Sie sehen möchten, wie sich Fragen an mehrere Dokumente, Fundstellen, Berechtigungen und Freigaben in einem Assistenten zusammenfügen, zeigen wir es Ihnen gern an Beispieldaten, ohne Druck und ohne Verpflichtung: Demo ansehen.