Was eine Unternehmens-KI wirklich kostet: Ein Rechenmodell statt einer Preisliste

Stellen Sie sich eine Einkaufsleiterin vor, auf deren Schreibtisch zwei Angebote für eine Unternehmens-KI liegen. Angebot A nennt 30 Euro je Platz und Monat, Angebot B nennt 45 Euro. Die Entscheidung scheint klar, bis jemand fragt: „Und was kostet uns das in drei Jahren wirklich?“ Dann wird es still, denn die beiden Zahlen beantworten diese Frage nicht. Sie beantworten eine andere: was der Anbieter pro Platz und Monat in Rechnung stellt.

Dieser Artikel macht aus der Preisliste ein Rechenmodell. Er zerlegt die Kosten einer Unternehmens-KI in sechs Blöcke, nennt für jeden Block eine Formel, rechnet ein vollständiges Beispiel über 36 Monate durch und zeigt, welche Fehler beim Vergleichen von Angeboten leicht passieren. Unsere These: Der Preis je Platz ist ein Eingangswert, kein Ergebnis. Vergleichbar werden Angebote erst als Gesamtkosten über einen festen Zeitraum, geteilt durch die Menschen, die die KI tatsächlich nutzen.

Eine Vorbemerkung, die uns wichtig ist: Alle Zahlen in diesem Artikel sind runde Annahmen für ein erfundenes Beispiel. Es sind keine Marktpreise, keine Messwerte und keine Preise von TheroAI. Sie machen den Rechenweg sichtbar, mehr nicht. Setzen Sie für Ihre eigene Rechnung bitte Ihre eigenen Werte ein.

Warum die Preisliste die falsche Frage beantwortet

Eine Preisliste sagt, was ein Anbieter berechnet. Kosten sind alles, was Ihr Unternehmen ausgibt, damit die KI im Alltag funktioniert. Beim Autokauf kennt jeder den Unterschied: Der Kaufpreis ist ein Teil, Versicherung, Wartung und Reifen kommen dazu, und wer Fahrzeuge wirklich vergleichen will, schaut auf die Kosten je Kilometer. In der Betriebswirtschaft heißt dieser Blick Gesamtkostenbetrachtung, im Englischen Total Cost of Ownership. Bei einer Unternehmens-KI ist der Abstand zwischen Preis und Kosten aus drei Gründen groß.

Erstens: Ein großer Teil der Arbeit liegt bei Ihnen. Systeme anbinden, Daten ordnen, Menschen einarbeiten: Das alles kostet Arbeitszeit, und es steht in keiner Rechnung des Anbieters.

Zweitens: Zeit. Manche Kosten fallen einmal an, andere jeden Monat. Wer nur Monatsraten vergleicht, übersieht die einmaligen Kosten. Wer nur die Einführung betrachtet, übersieht die laufenden.

Drittens: Nutzung. Ein Platz kostet Geld, egal ob jemand ihn nutzt. Nutzen entsteht aber nur dort, wo Menschen die KI tatsächlich verwenden.

Was ein Preis je Platz Ihnen deshalb nicht verrät:

• wie viel Arbeit es kostet, Ihre Systeme anzubinden
• in welchem Zustand Ihre Daten sind und was es kostet, sie nutzbar zu machen
• wie viele Stunden Ihre Beschäftigten für Einführung und Schulung brauchen
• wer den Betrieb nach dem Start trägt und mit welchem Zeitanteil
• wie viele der gekauften Plätze nach einem Jahr wirklich genutzt werden
• was Datenschutz, Berechtigungen und Mitbestimmung an Vorarbeit verlangen

Das heißt nicht, dass der Platzpreis unwichtig wäre. Er ist eine Zeile von sechs. Wie groß diese Zeile im Verhältnis zum Rest ist, lässt sich nur mit einer Rechnung beantworten, und genau die bauen wir jetzt.

Die sechs Kostenblöcke im Überblick

Wir teilen die Kosten in sechs Blöcke. Die Einteilung ist ein Vorschlag, kein Standard. Wichtig ist nicht der Name der Blöcke, sondern dass keiner fehlt, wenn Sie Angebote nebeneinanderlegen. Die Grafik zeigt die Blöcke mit ihrer Grundformel, die Tabelle darunter fasst sie zusammen.

Vergrößern

Die Gesamtkosten sind dann die Summe aller sechs Blöcke über den gewählten Betrachtungszeitraum:

Gesamtkosten = Lizenz oder Betrieb + Anbindung + Datenaufbereitung + Schulung + Betrieb und Pflege + Sicherheit

Und weil am Ende nicht der Gesamtbetrag zählt, sondern was eine nutzende Person kostet:

Kosten je aktivem Nutzer und Monat = Gesamtkosten geteilt durch (aktive Nutzer × Monate)

Zwei Festlegungen vorab. Erstens der Tagessatz: Er ist ein Verrechnungssatz. Für externe Leistungen ist es der vereinbarte Satz, für eigene Beschäftigte der interne Kostensatz. Wenn Sie intern nicht in Tagessätzen denken, setzen Sie den Aufwand nicht auf null, sondern schätzen Sie ihn. Arbeitszeit kostet auch dann, wenn keine Rechnung kommt. Zweitens der Betrachtungszeitraum: Wir rechnen mit 36 Monaten. Ein kürzerer Zeitraum macht die Einmalkosten schwerer, als sie sind, ein längerer macht die Prognose unsicherer.

Lizenz oder Betrieb: Vier Preislogiken, vier Formeln

Der Block, den jeder kennt, ist weniger einheitlich, als er aussieht. Es gibt vier gängige Preislogiken, und jede verschiebt das Risiko an eine andere Stelle.

Der Preis je Platz ist einfach und planbar, aber das Auslastungsrisiko liegt bei Ihnen. Beim Preis je aktivem Nutzer folgen die Kosten der Nutzung, und der entscheidende Vertragspunkt ist die Definition von „aktiv“: ab wie vielen Anfragen, in welchem Zeitraum, gemessen von wem? Beim Verbrauchspreis schwankt die Rechnung mit dem Verhalten Ihrer Beschäftigten, deshalb gehört eine Obergrenze in die Vereinbarung. Beim Eigenbetrieb zahlen Sie keine Lizenz an einen Anbieter, tragen aber Infrastruktur, Betriebspersonal, Updates und Verfügbarkeit selbst. Das kann sich lohnen, ist aber keine Ersparnis, sondern eine Verlagerung.

Zur Transparenz: Bei TheroAI besteht ein Angebot aus einem einmaligen Onboarding, dem laufenden Betrieb der Instanz und einem Preis je aktivem Nutzer. Umfang, Konnektoren und Betriebsmodell werden vor dem Start vereinbart. Preise nennt dieser Artikel nicht. Er soll Ihnen helfen, jedes Angebot, auch unseres, in dasselbe Raster zu bringen.

Zwei Fragen gehören bei jeder Preislogik dazu. Wie lang ist die Laufzeit, und was gilt bei einer Kündigung? Und dürfen Preise angepasst werden, und wenn ja, wann? Rechnen Sie nicht mit Preissenkungen, die Ihnen niemand schriftlich zugesagt hat.

Anbindung: Zählen Sie Systeme, nicht Funktionen

Ein Assistent ist nur so nützlich wie das, was er erreichen kann: die Dokumentenablage, das Postfach, das Ticketsystem, die Wissensdatenbank. Jedes angebundene System bedeutet Arbeit. Zugänge werden eingerichtet, der Umfang wird festgelegt, Berechtigungen werden geprüft, echte Fragen werden getestet, und jemand wird als Ansprechperson benannt.

Die Formel lautet: Systeme × Aufwand je System × Tagessatz. Bei vier Systemen und zehn Tagen je System sind das 40 Tage. Bei vier Tagen je System sind es 16. Woher der Unterschied kommt, steht selten im Angebot. Meist liegt er daran, ob für ein System eine fertige Anbindung existiert oder eine individuelle Schnittstelle gebaut werden muss.

Ein Katalog fertiger Anbindungen verkürzt den Weg. Im Konnektor-Katalog von TheroAI stehen derzeit 29 Apps, darunter Google Workspace, Microsoft 365 und Atlassian.

Vergrößern

Fertig heißt aber nicht frei von Arbeit. Eine KI, die Dokumente durchsucht, darf nur zeigen, was die fragende Person auch sonst sehen dürfte. Wie Berechtigungen übernommen und aktuell gehalten werden, ist Teil der Anbindung und gehört in die Aufwandsschätzung. In der Einrichtung unseres Google-Drive-Konnektors steht zum Beispiel, dass Benutzerberechtigungen indexiert und Inhalte wie Berechtigungen mehrmals pro Stunde aktualisiert werden. Ob das für Ihre Ablagen genügt und ob Ihre Freigaben dort sauber gesetzt sind, prüfen Sie am besten an echten Beispielen.

Eine praktische Regel: Beginnen Sie nicht mit allen Systemen, sondern mit den ein bis zwei, in denen die Antworten für Ihren ersten Anwendungsfall liegen. Jedes weitere System ist eine neue Zeile in der Rechnung, die sich erst lohnt, wenn der Nutzen dafür belegt ist.

Datenaufbereitung: Der Block, der gern vergessen wird

Ein fiktives Beispiel: Der Rahmenvertrag TP-118 liegt in drei Ordnern. Einmal als Entwurf mit Anmerkungen, einmal als unterschriebener Scan, einmal als Word-Datei mit unklarem Stand. Eine Mitarbeiterin fragt den Assistenten nach der Zahlungsfrist. Der Assistent findet alle drei Fassungen und muss entscheiden, welche gilt. Ein gutes System nennt seine Quellen und macht den Widerspruch damit sichtbar. Aufräumen kann es nicht, das ist Arbeit von Menschen.

Datenaufbereitung umfasst alles, was Ihre Ablagen für eine KI nutzbar macht: Dubletten und veraltete Stände archivieren, Zuständigkeiten je Ablage klären, alte Freigaben und Rechte bereinigen, Benennungsregeln festlegen. Die Formel ist schlicht: Tage × Tagessatz. Schwierig ist die Schätzung der Tage. Schätzen Sie nicht pauschal, sondern je Quelle: Wie viele Ablagen sind betroffen? Wer kennt ihren Zustand? Wie viele Dokumente zählen für den ersten Anwendungsfall?

Zwei Dinge sprechen dafür, diesen Block ehrlich zu rechnen. Er steht in Angeboten selten, weil er in Ihrem Haus stattfindet. Und er ist einer der wenigen Blöcke, die auch ohne KI etwas bringen: Aufgeräumte Ablagen helfen jedem, der etwas sucht.

Schulung: Die Kosten stehen in der Zeiterfassung, nicht im Angebot

Schulung ist der Block mit der unsichtbarsten Rechnung, weil niemand sie stellt. Die Kosten sind die Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten. Die Formel: Personen × Stunden × Stundensatz. Werden 100 Personen je 3 Stunden geschult und liegt der interne Stundensatz bei 60 Euro, sind das 18.000 Euro. Das ist dieselbe Rechnung, die Sie bei jeder anderen Einführung anstellen würden.

Wichtiger als die Summe ist, wofür sie steht: für die Auslastung. Wer nicht weiß, wofür er die KI einsetzen kann, wird sie nicht nutzen, und dann zahlen Sie für Plätze, die niemand braucht. Eine gute Schulung ist deshalb keine Produktführung. Sie besteht aus vier Teilen: einem Grundverständnis (was die KI kann und wo sie sich irren kann), den Anwendungsfällen der eigenen Abteilung, den Regeln (welche Daten wohin dürfen) und Ansprechpersonen für Fragen. Gemeinsame Vorlagen senken den Aufwand. In TheroAI gibt es dafür die Bibliothek mit Prompt-Vorlagen für typische Aufgaben, filterbar nach Abteilung.

Planen Sie außerdem eine Auffrischung ein, denn Funktionen ändern sich und neue Beschäftigte kommen dazu. Die Beispielrechnung weiter unten rechnet der Einfachheit halber nur die Erstschulung.

Betrieb und Pflege: Jemand muss es tragen

Nach dem Start beginnt der Teil, der in keinem Projektplan ein Ende hat. Jemand muss Benutzer und Gruppen verwalten, die Anbindungen beobachten, Werkzeugrechte pflegen, Rückmeldungen auswerten und Änderungen im Haus kommunizieren. In TheroAI zeigt die Verwaltung dafür je angebundener App den Status, den Stand der Indexierung und die Zahl der Dokumente. Das hilft beim Beobachten, ersetzt aber nicht die Person, die hinschaut und handelt.

Die Formel: Stellenanteil × Jahreskosten × Jahre. Bei Jahreskosten von 90.000 Euro für eine Stelle entsprechen 0,2 Stellen 18.000 Euro pro Jahr, über drei Jahre 54.000 Euro. Ein Stellenanteil ist eine Schätzung, aber eine Schätzung ist besser als null, denn null ist garantiert falsch.

Zwei Fragen helfen bei der Einordnung. Wer im Haus trägt die Verantwortung, zum Beispiel als Paar aus IT und Fachbereich? Und was passiert im Urlaub oder wenn die Person das Unternehmen verlässt? Ein Betrieb, der an einer einzigen Person hängt, ist ein Risiko, das Sie in keiner Rechnung sehen, aber im Alltag bemerken.

Sicherheit und Mitbestimmung: Vorarbeit, die Zeit kostet

Sicherheit ist hier kein Zusatzprodukt, sondern Arbeit vor dem Start und danach. Dazu gehören die Datenschutzprüfung samt Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), die Klärung, wo Daten gehalten und verarbeitet werden, ein Berechtigungskonzept und Regeln dazu, welche Aktionen eine Freigabe brauchen. Bei TheroAI erfolgt die Datenhaltung in Deutschland und die KI-Verarbeitung in der EU. Ob das für Ihre Anforderungen genügt, gehört trotzdem in Ihre eigene Prüfung. Mehr dazu finden Sie auf der Seite zur Sicherheit.

Hinzu kommt die Mitbestimmung. Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Ob und wie das auf Ihr System zutrifft, ist eine Einzelfallfrage. Das ist keine Rechtsberatung, klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Rechtsberatung. Planen Sie für Gespräche und Abstimmungen Zeit ein, nicht nur für Juristen.

Laufend kommt die Pflege der Berechtigungen hinzu. In den KI-Tool-Einstellungen unserer Demo-Umgebung lässt sich jedes Werkzeug auf Erlauben, Nachfragen oder Sperren stellen. Die Übersicht dort zeigt 236 erlaubte Werkzeuge, 138 mit Nachfrage und 0 gesperrte. Das zeigt, wie schnell aus Berechtigungen viele Einzelentscheidungen werden, und jede kostet Zeit.

Dazu gehört auch Nachvollziehbarkeit. Der Audit-Log hält fest, was wann gelaufen ist, und lässt sich als CSV exportieren. Er wirkt aber nur, wenn jemand ihn ansieht. Planen Sie dafür feste Termine ein, etwa einmal im Quartal.

Vergrößern

Die Formel für den Block: (Tage einmalig + Tage je Jahr × Jahre) × Tagessatz. Bei 12 Tagen einmalig und 4 Tagen je Jahr sind das über drei Jahre 24 Tage.

Beispielrechnung: Zwei Angebote über 36 Monate

Jetzt rechnen wir. Das Beispielunternehmen ist erfunden: 250 Beschäftigte, 100 gekaufte Plätze, davon 60 aktive Nutzer, vier anzubindende Systeme und ein Betrachtungszeitraum von 36 Monaten. Allgemeine Annahmen: Tagessatz 1.000 Euro, interner Stundensatz 60 Euro, Jahreskosten einer Stelle 90.000 Euro. Angebot A hat den niedrigeren Platzpreis, verlangt aber mehr Eigenleistung bei Anbindung, Daten und Betrieb. Angebot B hat den höheren Platzpreis und bringt, so unsere Annahme, fertige Anbindungen und eine Einführungsbegleitung mit. Beides sind Annahmen für das Beispiel, keine Aussagen über reale Angebote.

Daraus ergibt sich die Rechnung über 36 Monate:

Vergrößern

Was die Rechnung zeigt: Bei Angebot A machen die Lizenzkosten 108.000 von 296.000 Euro aus, rund 36 Prozent. Knapp zwei Drittel der Kosten stehen nicht auf der Preisliste. Bei Angebot B sind es 162.000 von 279.000 Euro, rund 58 Prozent. Der Platzpreis von B liegt 50 Prozent über dem von A, die Gesamtkosten liegen aber um 17.000 Euro oder rund 6 Prozent darunter. Die Reihenfolge der Platzpreise ist in diesem Beispiel das Gegenteil der Reihenfolge der Gesamtkosten.

Jetzt der wichtigere Teil: Wie belastbar ist das? Ändern Sie eine einzige Annahme. Stünden auch für Angebot A fertige Anbindungen zur Verfügung und betrüge der Aufwand je System nur vier Tage, sänken die Anbindungskosten von 40.000 auf 16.000 Euro und die Gesamtkosten auf 272.000 Euro. Dann wäre A um 7.000 Euro günstiger als B. Die Reihenfolge kippt durch eine einzige Zeile.

Das ist keine Schwäche des Rechenmodells, sondern sein Zweck. Es zeigt Ihnen, welche Annahme das Ergebnis trägt, und damit, welche Frage Sie dem Anbieter stellen sollten, bevor Sie unterschreiben. In diesem Beispiel lautet sie: Welche Anbindungen sind fertig, und was genau bleibt bei uns?

Kosten je aktivem Nutzer: Die Auslastung wiegt schwerer als der Angebotsunterschied

Gesamtkosten sind eine große Zahl, mit der sich schlecht arbeiten lässt. Aussagekräftiger ist die Zahl je Person, die die KI tatsächlich nutzt. Bei 60 aktiven Nutzern über 36 Monate ergeben sich 2.160 Nutzermonate. Angebot A kostet damit 296.000 geteilt durch 2.160, rund 137 Euro je aktivem Nutzer und Monat. Angebot B kostet 279.000 geteilt durch 2.160, rund 129 Euro.

Betrachten Sie nur die Lizenz, wird aus dem Platzpreis von 30 Euro bei A ein effektiver Preis von 50 Euro je aktivem Nutzer (108.000 geteilt durch 2.160). Bei B werden aus 45 Euro 75 Euro. Das ist der Preis, den Sie tatsächlich für jede nutzende Person zahlen, wenn 40 der 100 Plätze ungenutzt bleiben.

Was passiert, wenn die Nutzung anders ausfällt als geplant? Die Gesamtkosten bleiben gleich, nur der Nenner ändert sich:

Halbiert sich die Zahl der aktiven Nutzer von 80 auf 40, verdoppeln sich die Kosten je Nutzer. Die Spanne zwischen 40 und 80 aktiven Nutzern beträgt bei Angebot A rund 103 Euro. Der Unterschied zwischen den beiden Angeboten bei 60 aktiven Nutzern beträgt rund 8 Euro. Die Auslastung wirkt in diesem Beispiel also mehr als zehnmal stärker als der Unterschied zwischen den Angeboten.

Vergrößern

Das verschiebt die Arbeit an die Stelle, an der sie sich lohnt. Wer die Kosten je Nutzer senken will, hat zwei Hebel: die Gesamtkosten drücken oder die Zahl der aktiven Nutzer erhöhen. Der zweite wirkt hier stärker, und er hängt an den Blöcken Schulung, Anbindung und Datenaufbereitung. Eine KI, die die richtigen Systeme erreicht und deren Antworten belastbar sind, wird eher genutzt. Garantieren kann das niemand.

Diese Seite der Rechnung beantwortet nur die Kostenfrage. Wie viel Zeit die Nutzung im besten Fall spart, können Sie im ROI-Rechner durchspielen. Auch dort sind die Werte Modellannahmen, keine Tarifpreise. Vermischen Sie Kosten und Nutzen nicht in einer Zahl: erst die ehrliche Kostenrechnung, dann die Nutzenschätzung, dann der Vergleich.

Fehler beim Vergleichen: Sechs Stolpersteine

Aus der Rechnung lassen sich sechs typische Fehler ableiten. Die Matrix zeigt den Kern des ersten: Ein Platzpreis beantwortet genau eine der sechs Fragen vollständig.

Vergrößern

Zum zweiten Fehler gehört eine Gegenprobe: Sie müssen nicht jedes Angebot mit einem Preis je Platz vermeiden. Aber Sie sollten wissen, was Sie bei 60 Prozent Nutzung tatsächlich je nutzender Person zahlen. Zum vierten: Ein Anbieter mit hohen Einmalkosten und niedriger Monatsrate wirkt über ein Jahr teuer und über drei Jahre vielleicht günstig, und umgekehrt. Ohne gemeinsamen Zeitraum vergleichen Sie zwei verschiedene Dinge.

Ein siebter Punkt gehört nicht in die Tabelle, sondern in die Verhandlung: die Ausstiegskosten. Wie kommen Ihre Daten und Einstellungen wieder heraus, in welchem Format, und was kostet der Wechsel? Ein Angebot, das nur den Einstieg beschreibt, ist unvollständig.

Der Rechenweg in fünf Schritten

Aus den sechs Blöcken, dem Beispiel und den Fehlern ergibt sich ein Vorgehen, das Sie mit jedem Angebot wiederholen können.

Vergrößern

1. 1.Zeitraum festlegen. Rechnen Sie alle Angebote über dieselben 36 Monate, damit Einmal- und Monatskosten dasselbe Gewicht haben.
2. 2.Annahmen je Block notieren. Menge, Aufwand und Satz, jeweils mit Quelle: steht es im Angebot, stammt es aus Erfahrung, oder ist es eine Schätzung?
3. 3.Einmalig und laufend trennen. Einmalkosten plus Monate mal Monatskosten ergeben die Gesamtkosten.
4. 4.Durch aktive Nutzer teilen. Gesamtkosten geteilt durch aktive Nutzer mal Monate ergibt eine Zahl, die sich zwischen Angeboten vergleichen lässt.
5. 5.Nutzung variieren. Rechnen Sie mit 40, 60 und 80 aktiven Nutzern und achten Sie darauf, welche Annahme die Reihenfolge ändert.

Und diese Fragen sollte jedes Angebot beantworten, bevor Sie rechnen:

Welche Systeme werden angebunden, und welche Anbindungen sind fertig?

Was bleibt an Aufwand bei uns, in Tagen geschätzt?

Wie ist „aktiv“ definiert, und wer misst es?

Was gilt bei Laufzeit, Kündigung und Preisanpassung?

Was kostet der Ausstieg, und in welchem Format erhalten wir unsere Daten?

Was Sie daraus mitnehmen können

Sie müssen sich nicht für uns entscheiden, um mit diesem Rechenmodell zu arbeiten. Sechs Schritte, die Sie am besten gleich mit Ihren Zahlen ausprobieren:

• Bringen Sie jedes Angebot in das Raster der sechs Blöcke. Bleibt eine Zeile leer, fragen Sie nach, statt null einzusetzen.
• Legen Sie einen gemeinsamen Zeitraum fest, am besten 36 Monate, und rechnen Sie alle Angebote darüber.
• Notieren Sie für jeden Block die Annahme und ihre Quelle: Angebot, Erfahrung oder Schätzung.
• Teilen Sie die Gesamtkosten durch aktive Nutzer, nicht durch Plätze, und rechnen Sie mit 40, 60 und 80 aktiven Nutzern.
• Ändern Sie probehalber die Annahme mit dem größten Gewicht und prüfen Sie, ob die Reihenfolge kippt.
• Fragen Sie nach Ausstiegskosten, Laufzeit und Preisanpassung, bevor Sie unterschreiben.

Unsere Position: Eine Preisliste ist ein guter Anfang für ein Gespräch und ein schlechtes Ende für eine Entscheidung. Entscheiden Sie anhand einer Rechnung, die Sie selbst nachvollziehen und mit eigenen Zahlen wiederholen können. Ein Anbieter, der Ihnen beim Aufstellen dieser Rechnung hilft, statt sie zu scheuen, macht seine Angebote vergleichbar.

Wenn Sie ein Angebot gemeinsam in dieses Raster bringen möchten, zeigen wir Ihnen in einer Demo gern, wie TheroAI arbeitet und welche Annahmen für Ihre Systeme zu treffen wären. Ohne Druck: Die Rechnung können Sie auch allein aufstellen.